Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: 
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
5. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

* Trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính văn bản giấy
Bước 1: Tổ chức, cá nhân có yêu cầu chứng thực (sau đây gọi là người yêu cầu chứng thực) phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Bước 2: Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
Bước 3: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
* Trường hợp chứng thực bản sao điện tử từ bản chính 
Bước 1: Trước khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, người yêu cầu chứng thực có thể truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố để đăng ký lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực và đính kèm bản sao chụp điện tử của giấy tờ, văn bản cần chứng thực lên Hệ thống.
Sau đó, người yêu cầu chứng thực mang bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực và các giấy tờ liên quan tới trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.  
Bước 2: Công chức thực hiện công tác chứng thực kiểm tra bản chính cần chứng thực, nếu bảo đảm các quy định về chứng thực thì thu phí chứng thực theo quy định, đăng nhập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố và tiếp nhận hồ sơ:
- Nhập thông tin của người yêu cầu chứng thực, thông tin về hồ sơ chứng thực vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố và thực hiện kiểm tra, xác thực tài khoản số của người yêu cầu chứng thực (nếu không đăng ký lịch hẹn trước) thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam/số hộ chiếu hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người nước ngoài/mã số của tổ chức theo quy định. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chưa có tài khoản số thì hướng dẫn người yêu cầu chứng thực thực hiện quy trình tạo tài khoản số hoặc yêu cầu cung cấp thông tin thư điện tử.
- Tạo bản sao chụp điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực, đính kèm lên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố (nếu bản sao chụp điện tử do người yêu cầu chứng thực cung cấp bảo đảm yêu cầu thì không phải thực hiện sao chụp), nhập lời chứng và ký số (trong trường hợp được ủy quyền ký chứng thực theo quy định) hoặc chuyển hồ sơ trình lãnh đạo ký (trong trường hợp không được ủy quyền ký chứng thực).
Bước 3: Lãnh đạo Cơ quan thực hiện chứng thực đăng nhập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố kiểm tra hồ sơ chứng thực đang trình, ký số lên bản sao chụp điện tử (trong trường hợp Lãnh đạo Cơ quan không ủy quyền ký chứng thực). 
Bước 4: Cán bộ quản lý con dấu cơ quan đăng nhập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố, cấp số chứng thực điện tử do hệ thống cấp tự động theo sổ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, ký số cơ quan lên bản sao chụp điện tử, hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.
Bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính được trả cho người yêu cầu chứng thực thông qua tài khoản số của người yêu cầu chứng thực (nếu có) và địa chỉ thư điện tử do người yêu cầu chứng thực cung cấp.