Bước 1: Thương nhân nước ngoài hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn tại mục Thành phần, số lượng hồ sơ dưới đây, nộp đến Sở Công Thương (Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn).
Bước 2: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả kiểm tra tính đầy đủ của các thành phần hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đầy đủ thành phần theo quy định, cấp Biên nhận hồ sơ và chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý xuất nhập khẩu xử lý. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn cho người nộp hoàn thiện hồ sơ theo quy định. 
Bước 3: Trường hợp hồ sơ chưa đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Sở Công Thương thông báo bằng văn bản để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. 
Bước 4: Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương cấp gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài (Trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP). Trường hợp từ chối gia hạn Sở Công Thương có văn bản trả lời, trong đó nêu rõ lý do từ chối.
Bước 5: Trường hợp việc gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Sở Công Thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Sở Công Thương, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Sở Công Thương gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 6: Phòng Quản lý xuất nhập khẩu chuyển kết quả đã giải quyết cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Sở Công Thương để trả cho Thương nhân theo thời gian quy định. Trường hợp Thương nhân có yêu cầu gửi trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích thì Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Công Thương nhận kết quả phối hợp với dịch vụ bưu chính để chuyển phát theo yêu cầu.